این جلسه با حضور ۳۲۰ بازیکنان شطرنج بیرجند و استان خراسان جنوبی به همراه خانواده های بازیکنان،در سالن شهید رحیمی دانشگاه علوم پزشکی بیرجند برگزار شد
در این مراسم که با حضور مدیر کل اداره ورزش و جوانان استان به همراه معاونین و ریاست اداره ورزش و جوانان شهرستان بیرجند همراه بود ، در خصوص اردوی آمادگی جام خاوران ۵ ویژه نوجوانان استان صحبت شد.
بلیتس ، مسابقه سیامی و کلاس های استاد حق شناس از مهمترین برنامه های این اردو ذکر شد.